Wozu ein papierloses Büro?
… und was ist das überhaupt?
Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, an dem Kommunikation und Abläufe weitestgehend digitalisiert sind.
Rechnungen, Bewerbungen, Akten oder auch Urlaubsanträge werden nicht mehr von einem Büro zum anderen “analog“ in Papierform weitergereicht, sondern in digitaler Form auf elektronischem Weg, entweder zeitgleich oder der Reihe nach bei den zuständigen Personen auf dem PC-Arbeitsplatz oder Mobil auf dem Notebook oder Smartphone/Tablet-PC.
Digitalisierte Papierdokumente können nach dem Scanvorgang entsorgt werden (Ausnahme z.B. Urkunden und Zollnachweise).
Die Archivierung von E-Mails und deren Anhänge erfolgt automatisch.
Das volle Potenzial eines DMS Systems schöpfen Sie aus, wenn Sie bestehende Softwarelösungen, wie zum Beispiel ERP oder CRM Systeme, miteinander vernetzen.
In der „Industrie 4.0“ findet dies auch zwischen der Produktion und der Entwicklung statt.
Arbeiten im papierlosen Büro
… wie gewohntes plötzlich einfacher wird.
Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft Sie an und fragt, ob er vor 8 Jahren bei Ihnen den Artikel „X“ in blau oder gelb bestellt hat.
Jetzt würden Sie in Ihr Archiv laufen, den Ordner mit den Bestellungen suchen, im Ordner das richtige Verzeichnis und darin die richtige Bestellung.
Im papierlosen Büro tippen Sie in die Suchmaske den Kundennamen, das Wort Bestellung, das Jahr und den Artikel „X“ ein.
Am Ende seiner Frage antworten Sie ihm dann direkt am Telefon: „Sie haben den Artikel „X“ in blau bestellt.“
Nur ein Beispiel von vielen wie sich Ihr täglicher Arbeitsablauf verbessern wird.
Ihr Weg zum digitalen Büro
… wie der Weg von der Entscheidung bis zum Go-Live aussehen kann.
