Lexware eRechnung
Lexware eRechnung – schnell einführen, langfristig profitieren
Kostensparend. Rechtssicher. Zukunftsfähig: Lexware eRechnung
Die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) steht bei vielen Unternehmen längst auf dem Zettel, doch mit der Umsetzung tun sich viele schwer. Die gute Nachricht vorweg: Die Einführung der E-Rechnung ist einfacher als man denkt. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie wissen müssen und welche Möglichkeiten Lexware bietet, um E-Rechnungen direkt aus der Software heraus zu versenden und zu empfangen.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. So schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor.
Da häufig nicht alle Details einer Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegen, sind auch sogenannte Hybridformate zugelassen, wie z.B. das ZUGFeRD-Format. Diese Formate bestehen aus einer E-Rechnung plus Bilddatei. Reine, strukturierte Formate sind die bekannten Standards XML und EDI. Im Falle der öffentlichen Verwaltung kommt nun die sogenannte XRechnung hinzu. Um diese Formate lesen zu können, ist ein spezieller Viewer erforderlich.
Was viele beim Thema E-Rechnung missverstehen: Eine reine Bilddatei ohne strukturierte Daten – zum Beispiel ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung, die dann per E-Mail verschickt wird, ist keine elektronische Rechnung.
Rechnungssteller und Empfänger profitieren von der E-Rechnung
Zeit und Kosten sparen, interne Prozesse verschlanken, rechtssichere Archivierung und schnellere Bezahlung – das sind nur einige Vorteile der E-Rechnung. Doch ab 2020 kommt neben diesen Pluspunkten ein gesetzlicher Grund für die Einführung hinzu: Die Bundesbehörden stellen 2020 komplett auf die E-Rechnung um. Rechnungen in Papierform werden nicht mehr akzeptiert. Das heißt: Alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Rechnungen austauschen, müssen auf E-Rechnung umstellen. Aber auch viele private Unternehmen fordern inzwischen häufig elektronische Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern.
Vorteile der E-Rechnung im Überblick:
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- Spart Kosten für Papier, Druckerfarbe, Druckertoner, Briefumschläge und Porto
- Kein langes Suchen mehr: Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks auffindbar
- Spart Zeit und Arbeitsaufwand dank automatisierter elektronischer Verarbeitung vom Eingang der Rechnung bis zur Archivierung
- Verschlankt die Abläufe in der Firma und beim Kunden
- Garantiert rechts- und finanzamtssicher
- Schnellerer Zahlungseingang durch schnellere Verarbeitung
- Schont die Umwelt, da weniger Papier und Material verbraucht wird
- Mehr Platz im Büro, weniger Lagerfläche und Aktenordner
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Diese Formate stehen Ihnen bei Lexware zur Verfügung:
Innerhalb Ihrer Lexware Software stehen Ihnen drei verschiedene E-Rechnungsformate zur Verfügung. Je nachdem, mit welchem Format Ihr Kunde arbeitet, können Sie derzeit zwischen vier Formaten wählen. Für die Nutzung der Formate fallen pro E-Rechnung folgende Gebühren an:
| XRechnung (an öffentl. Institutionen) | 0,29 Euro zzgl. MwSt. |
| eRechnung (signiert) | 0,29 Euro zzgl. MwSt. |
| ZUGFeRD 2.0 (basic/comfort) | 0,25 Euro zzgl. MwSt. |
Wichtiger Hinweis: Alle Kunden, an die Sie die E-Rechnungen schicken, müssen dem elektronischen Verfahren zustimmen.
Wie setze ich die E-Rechnung mit Lexware um?
So einfach geht’s:
- Anmeldung: Service im Programm aktivieren unter Extras => eRechnung/Poststelle
- In den Kundendaten jeweils das gewünschte Format hinterlegen
- Belege erfassen und im ausgewählten Format verarbeiten
Fertig! Die weitere Verarbeitung der E-Rechnung passiert automatisch.
In diesen Lexware Lösungen ist Lexware eRechnung mit den neuen Formaten enthalten –
ab Frühjahr 2020:
- Lexware faktura+auftrag / plus
- Lexware warenwirtschaft pro / premium
- Lexware financial office / plus
- Lexware financial office pro / premium
- Lexware financial office plus handwerk
- Lexware financial office premium handwerk
- Lexware handwerk plus /premium
- Lexware business plus / pro
- Lexware neue steuerkanzlei (nur in den Mandantenfirmen)
- Lexware büroservice komplett Einzelplatzversion / Mehrplatzversion (nur in den Mandantenfirmen)
E-Rechnungsgesetz – das Wichtigste auf einen Blick
Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt.
Das E-Rechnungsgesetz sieht vor, dass die Bundesbehörden – bis zu einer bestimmten Mindestgrenze – keine Rechnungen in Papierform mehr erhalten. Stattdessen sollen diese künftig elektronisch übermittelt werden, derzeit in Form der XRechnung.
Staatliche Institutionen sind u.a.:
- Abfallwirtschaft
- öffentliche Ämter
- Energieunternehmen z.B. Gas, Strom etc.
- über 11.000 Städte und Gemeinden
- über 1.400 kommunale Unternehmen
- Polizei
- Wasserversorger
- staatliche Kitas
- Universitäten
- Landesbehörden, Bundesverwaltung
XRechnung : Diese Vorgaben sollten Sie kennen
- Zur Rechnungsstellung im Format XRechnung müssen Sie sich für die Zentrale Rechnungsplattform des Bundes (ZRE) registrieren: https://xrechnung.bund.de
- Die elektronische Rechnung muss gemäß den Anforderungen des Standards XRechnung in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Einfache PDF-Dokumente oder bloße Bilddateien reichen nicht aus.
- Die Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) beinhalten.