Workflow: Die elektronische Steuerung Ihrer Arbeitsabläufe

Den größten Kosten-/Nutzen-Vorteil bietet der Einsatz eines Workflow-Moduls.

Hiermit lassen sich Geschäftsprozesse, die bisher in Papierform abgewickelt und größtenteils manuell gesteuert wurden, digital abbilden. Ein blitzschneller Vorgangsablauf, aber auch vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten sind die Folge. Insbesondere Transport- und Liegezeiten, wie sie bei traditionellen Papierdokumenten vorkommen, entfallen komplett.

Workflow-Monitoring
Oftmals laufen in einem Unternehmen Hunderte von Workflows gleichzeitig. Da gilt es, den Überblick zu bewahren.
Das Workflow-System ist in der Lage, alle aktiven Workflows zu beobachten. Der Anwender kann jederzeit nachvollziehen, in welchem Status sich ein Geschäftsablauf gerade befindet, bei wem ein Vorgang in Bearbeitung ist, wer
genehmigt oder abgelehnt hat. Es können Alarme definiert werden, die rechtzeitig informieren, wenn vorgegebene Fertigstellungstermine überschritten werden.
Reportingfunktionen gewährleisten auch noch Jahre später absolute Transparenz über abgeschlossene Geschäftsabläufe.

Vertreterregelung
Ein optimaler Geschäftsablauf bedingt störungsfreie Workflow-Prozesse. Unterbrechungen lassen sich jedoch bei Urlaub, Krankheit oder Überlastung nicht immer vermeiden. Um die notwendige Flexibilität zu gewähren, verfügt der Workflow über eine Vertreterregelung, mit Hilfe derer sich Stellvertreter definieren lassen, die automatisiert Aufgaben zur Bearbeitung abrufen können.
Hierfür werden auch Posteingangskörbe und spezielle Dokumenteneinsichten
bereitgestellt. Die erforderliche Transparenz bietet das DMS-System, das protokolliert, wer in welchem Auftrag einen Vorgang bearbeitet hat.




Quelle: z.T. ELO Digital Office

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